Consultoría
INTRODUCCIÓN
Una empresa bien gestionada mejora sus oportunidades de negocio, y un negocio próspero se traduce en un mejor servicio a sus clientes. Esta verdad básica para cualquier empresa lo es también para una oficina de farmacia, y especialmente importante dado el servicio crucial que prestan a la sociedad.
En Farmasoft sabemos de gestión y sabemos de farmacias. La experiencia de quince años de dedicación profesional al sector nos permite poner a su alcance las técnicas para obtener de su farmacia la eficacia, eficiencia y rentabilidad que exige una realidad en cambio permanente.
Nuestro método se basa ante todo en un compromiso personal: compartir de los objetivos y preocupaciones de cada cliente concreto.
A partir de ahí, estudiamos la evolución de la farmacia, la población a la que sirve y su entorno geográfico. Determinamos su grado de competencia en relación al estado actual y futuro del mercado y las leyes. Fijamos junto al cliente sus objetivos de negocio a corto y medio plazo. Aplicamos nuestras técnicas de gestión a las distintas áreas de la farmacia: stock, compras, ventas, informatización, organización del espacio… Y realizamos un cuidadoso seguimiento de los resultados.
Lo hacemos de manera que el cliente se sienta motivado y asuma activamente su papel como gestor y empresario. A lo largo de todo el proceso, un amplio surtido de cursos –a la medida si así se desea- garantizan la adaptación permanente del farmacéutico a un sector en rápida evolución.
Y siempre con el mismo objetivo: traducir la buena gestión en rentabilidad sin perder jamás de vista el mejor servicio al cliente. Eso que preocupa más que ninguna otra cosa al buen profesional de la farmacia.
Categorización de consultoría:
1. STOCK EN EQUILIBRIO
DOMINE SU STOCK: NI MÁS NI MENOS.
Una farmacia cuenta con una media de entre 12.000 y 18.000 referencias que exigen una inversión constante y una cuidadosa gestión diaria: reposición, pedidos, cálculo de precios, control de caducidades… La calidad del servicio y la rentabilidad dependen de un gasto en stock ajustado a las necesidades reales de la farmacia. Una inversión excesiva disminuye la rentabilidad; una insuficiente perjudica el servicio, el prestigio y las ventas. Para que eso no suceda hay tener antes un buen conocimiento y organización del stock.
- Inventariamos todas sus referencias.
- Agrupamos las referencias en familias.
- Estudiamos cada familia: la inversión , el gasto y su demanda.
- Precisamos las familias más demandadas por los clientes.
- Analizamos la rotación de los artículos en relación a las ventas.
- Planificamos compras de modo más eficiente y menos costoso.
- Averiguamos los mejores márgenes: qué ganamos realmente y con qué.
- Anticipamos la proyección de las ventas en el futuro.
- Depuramos el stock eliminable sin perjuicio para los clientes.
- Fijamos la cantidad óptima de stock para equilibrar servicio y rentabilidad.
2. GESTIÓN POR UNIDADES DE NEGOCIO
UN ESPACIO QUE VENDA POR SÍ SOLO
Los productos que no requieren receta médica ofrecen un gran potencial para el servicio y el negocio. Pero hay que hacerlos visibles. Es preciso “innovar en atención”, convertir la farmacia en un espacio de venta activo para que el cliente encuentre lo que busca, y también lo que necesita pero no recordaba. Conocer la demanda de esos artículos, presentarlos adecuadamente y exponer junto a ellos otros que los complementen aportan beneficios , prestigio y fidelidad de los clientes. Hacen de su farmacia un establecimiento de referencia.
- Clasificamos los productos de venta libre en Unidades de Negocio.
- Determinamos las funciones y la rentabilidad de cada Unidad de Negocio.
- Estudiamos la evolución de cada Unidad de Negocio según la demanda.
- Analizamos comparativamente la rentabilidad de cada Unidad de Negocio.
- Recomendamos mejoras para cada Unidad de Negocio.
- Gestionamos y definimos el Surtido adecuado del producto.
- Establecemos la mejor ubicación del producto.
- Ubicamos estratégicamente otros productos relacionados.
- Realizamos el seguimiento de promociones.
3. VENTA CRUZADA
LO QUE QUIERA EL CLIENTE… Y ALGO MÁS
El cliente tiene que obtener el máximo de satisfacción: esa es la premisa básica de todo negocio, y también de la oficina de farmacia. Pero en un mercado cada vez más diversificado y complejo, el cliente no siempre sabe lo que necesita. No basta con cubrir sus expectativas: hay que saber anticiparlas. Una forma de hacerlo es “innovar en la atención”: aprender a relacionar unos productos con otros y a dirigir la atención del cliente hacia lo que mejora o complementa lo que buscaba. Un cliente doblemente satisfecho es un cliente doblemente fiel.
- Estudiamos en detalle el stock sobrante total de la farmacia.
- Detectamos los artículos más vendidos.
- Diseñamos promociones y realizamos su seguimiento.
- Distribuimos los artículos de parafarmacia en lineales.
- Estudiamos el ticket medio y las operaciones medias.
- Elaboramos técnicas de venta cruzada:
- Ticket medio según su tipo de venta (Libre, receta, mixta)
- Ticket medio y media de artículos por operación
4. GESTIÓN DE COMPRAS
LA CIENCIA DE LA COMPRA
Planificar las compras y fijar pautas sobre cuándo, cuánto y a quién comprar es fundamental para mejorar los márgenes de compra. Para ello se requiere conocer a fondo de la situación actual de la farmacia.
Con esa información en las manos, proponemos acciones para mejorar los márgenes, ofrecemos al equipo de la oficina de farmacia formación específica para dominar la gestión de compras y evaluamos cuidadosamente los resultados para mejorar su eficacia y rentabilidad.
Realizamos un informe de simulación de compras:
- por laboratorios y mayoristas.
- por pérdida de margen en las compras.
- comparando márgenes con distintos proveedores.
- valorando pérdidas en la situación actual de compras.
Ofrecemos formación específica:
- Para pedidos diarios de reaprovisionamiento y a laboratorios.
- Para recepción de mercancías.
- Para depurar las condiciones de compra.
- Para calcular precios de especialidades y parafarmacia.
- Para definir márgenes globales y por artículos.
Formamos en planificación de compras y negociación con laboratorios.
Realizamos informes de seguimiento:
- A los 3 meses para optimizar resultados
- A los 6 meses para valoración de resultados finales.
5. DEPURACIÓN DE LA BASE DE DATOS
TRATAMIENTO BASE DE DATOS
Los datos que muestra nuestro sistema informático son el fiel reflejo de lo que ocurre en nuestra farmacia. Una Base de Datos bien estructurada y depurada ayuda a la comprensión y estudio de los mismos, agilizando y facilitando el uso de las utilidades más interesantes de la aplicación informática, desde la creación de un pedido directo hasta la puesta en marcha de una promoción para nuestros clientes.
La agrupación de los artículos en las familias adecuadas y la revisión de las condiciones de compra facilitan el estudio de la información.
La eliminación de las referencias inservibles ya sea por obsoletas, creadas por error, por cambios de código, por artículos sin código nacional, etc. agilizan el acceso a la información siendo ésta mucho más rápida.
Optimización de la base de datos:
- Eliminación de referencias obsoletas.
- Eliminación de referencias pendiente de Completarse.
- Compactación de Base de Datos.
- Creación de Familias y Superfamilias según Unidades de Negocio.
- Análisis y asignación de los artículos de la BBDD en sus correspondientes familias y categorías (por Grupo Terapéutico).
- Asignación total de medicamentos: Genéricos, EFP’s, especialidades, etc.
- Asignación de condiciones de compra a las nuevas familias.
- Asignación y depuración de las condiciones de compra (a proporcionar por la Farmacia).
- Revisión aportaciones y adecuación a la nueva segmentación de familias.
- Eliminación de artículos no necesarios.
Realización del servicio cuando la farmacia no está operativa, es decir, depuración de base de datos al cerrar el establecimiento e incorporación de la base de datos regenerada a la apertura del mismo en el día siguiente.
6. FORMACIÓN
FORMADOS Y AL DÍA
La formación del titular y los empleados de nuestra farmacia es esencial en todos los procesos de una buena gestión. Con ese objetivo, impartimos cursos específicos para cada área de gestión, programamos cursos a medida para el desarrollo de nuevos servicios, revisamos conocimientos ya aprendidos y actualizamos constantemente los programas de formación para que nuestros clientes estén siempre al día ante las constantes novedades del sector.